481 Records Retention and Disposal

RATIONALE: 为大学各界提供指引，以便有效地保存和处置档案，以保存大学的历史, meet regulatory and legal requirements, minimize risk, optimize the use of space, and minimize cost.

POLICY: 因为保留所有形式的记录超过其有效或规定的使用期限会产生成本和风险, the University encourages secure, 在本政策程序部分规定的不同时间负责销毁记录.  这一职能和责任已下放到负责的业务部门，并了解记录的保存和处置将根据本政策实施. 任何可能具有重要历史价值的记录都应提交给克雷斯基图书馆档案进行评估.

SCOPE AND APPLICABILITY: 此政策适用于所有大学记录，无论其来源如何, use or form (electronic, physical).

DEFINITIONS:

Basic Business Record: Any Record, 包含代表学校进行的业务的证据或信息的物理或电子记录可能是基本业务记录.  这可能包括合同或其他协议, invoices, applications for admissions, financial aid documents, journal vouchers, 征询建议书及附录A(不时修订)所载的相关注释和调查结果及其他项目.

Duration: 记录保存和保存到处置的时间.

Official Repository: 保存某种类型记录的地方.

Permanent Record: 必须无限期保存的记录.

Record: 大学工作的成果，可以保存一段时间，不管是实物的, like paper, or electronic, 比如存储的计算机文件或图像文件.

Record Type: 记录的主要用途，而不是它的形式或格式.

负责运营部门(ROD): 负责特定记录类型的OU部门.

PROCEDURES:

Retention

记录应按照附录A中所述的预期用途予以保留和妥善保管. 负责运营部门将为每种记录类型确定适当的官方存储库. 一旦记录超过了它的持续时间, 该记录应由负责业务的部门审查是否销毁或可能的历史存档.

Destruction
一旦记录达到附录a中规定的使用期限, 应决定该记录是否对大学有重要的历史价值，或是否应将其销毁. 如果确定该记录对大学可能具有重要的历史价值, 应该送到克雷斯基图书馆进行评估. 图书馆是否应该认定该记录没有重大的历史价值, 该记录应寄回ROD进行适当的销毁和处置.

Generally, 销毁和处置记录意味着使其无法识别，并按照适用的法律法规进行处置, 特别是环境健康和安全规则. 销毁和处置记录的费用由ROD支付.

如果记录是正在进行的诉讼的一部分，或可能是正在进行的诉讼的一部分，则不得销毁记录. 如对相关诉讼是否存在疑问, 请与法律事务办公室联系，分机3110.

处置/销毁记录指引

• 所有纸质记录在丢弃前应粉碎. 这可以通过在办公室粉碎它们或通过信誉良好的记录销毁服务来完成.

• 在可能的情况下，应使用回收服务，但他们必须经过认证和保税，以处理敏感的业务记录，或者在将记录移交给回收服务之前必须销毁记录.

• 电子设备内的记录应按规定销毁 OU AP&P #360 Property Management and OU AP&P #860 Information Security.

Guidelines for Permanent Records

• 永久记录必须保存在防火的安全存储中, 防水，不受电子或磁性损坏(电子记录的情况下).

• 永久记录必须保存在安全的存储中，以保护记录免遭盗窃或恶意破坏.

• 永久记录必须由ROD使用库存系统来维护，该系统记录记录的处理和检出状态，例如记录检出并返回其官方存储库的日期和时间.

• 永久档案应注明“永久档案”.

RELATED POLICIES AND FORMS:

OU AP&P #360 Property Management

OU AP&P #860 Information Security

APPENDIX:

Appendix A